Bemanningshandbok ska ge stöd och vägledning kring schemaläggning och bemanningsplanering

Publicerad 03 juni 2019 16:30

Nu ska det bli tydligare hur vård- och omsorgskontorets verksamheter ska jobba kring bemanning och scheman. En ny bemanningshandbok ska ge stöd och vägledning till kontorets chefer och samordnare.

–  Även om det mesta i handboken är en beskrivning av hur vi jobbar redan idag fyller den ändå ett syfte. Framför allt för de chefer och samordnare hos oss som sitter med pusslet kring schema och bemanning. Det skapar trygghet och en bättre arbetsmiljö när alla vet vad som gäller, säger vård- och omsorgsdirektören Magnus Johansson.

Det finns en del nya delar i bemanningshandboken som handlar om de omställningar vård- och omsorgskontoret måste göra för att lösa bemanningen, samtidigt som behoven i verksamheten möts och budgeten hålls. Vård- och omsorgskontoret måste kraftigt minska antalet timvikarier och planera smartare kring sina ordinarie medarbetare för att lösa frånvaro och anpassa bemanningen efter skiftande behov i verksamheten. Här spelar möjligheten att schemalägga resurspass och införande av 4-veckorsschema en avgörande roll.

Resurspass är schemalagda arbetspass som kan bokas för att täcka upp exempelvis om en medarbetare behöver vara hemma med sjukt barn. Resurspassen kan bara bokas inom ett samplaneringsområde. Ett samplaneringsområde är ett mindre antal enheter som samarbetar kring schema och bemanning. Här finns olika nivåer av samarbete. Allt ifrån att pass bokas över enhetsgränser till att enheter lägger gemensamma scheman. Gemensam planering kring scheman från grunden är det än så länge ett fåtal enheter som jobbar med.

För att det ska blir praktiskt genomförbart att använda resurspass behöver vi ha en schemastruktur som stämmer överens mellan enheterna. Ett 4-veckorsschema innebär att alla medarbetare har ett grundschema som sträcker sig över 4 veckor. Inför varje ny schemaperiod kan det göras mindre justeringar för att exempelvis täcka upp för att en medarbetare är sjukskriven eller föräldraledig. 4-veckorschemat ska inte påverka våra medarbetares möjlighet att planera sin fritid och sina ledigheter, säger Magnus Johansson.

Till hösten kommer samtliga av vård- och omsorgskontorets enheter inom ordinärt och särskilt boende samt verksamheter för personer med funktionsnedsättning att ha infört 4-veckorsscheman.

60 procent av våra verksamheter är redan igång med 4-veckorsscheman. Nu handlar det om att få till det på resten av våra enheter, säger Magnus Johansson.

Ett ökat fokus på samplanering där medarbetare rör sig mellan enheter ställer högre krav på introduktion av medarbetare. Vård- och omsorgskontoret förbättrar och standardiserar sin enhets- och introduktionsrutiner för att ge medarbetare rätt förutsättningar och för att möta brukares behov även på andra enheter än där hen har sin huvudtillhörighet. Här är det en fördel att det är ordinarie medarbetare som ska introduceras. Det gör startsträckan kortare.

När vi använder våra ordinarie medarbetare i större utsträckning och minskar antalet timvikarier kommer våra medarbetare i större utsträckning jobba med mer erfarna kollegor med högre kompetens. Det ger en bättre arbetsmiljö och ger samtidigt en ökad trygghet för våra brukare, säger Magnus Johansson.

Det har sedan länge funnits en ambition om att ta fram en bemanningshandbok. I och med vård- och omsorgsnämndens besparingskrav inför 2019 påskyndades processen.

Det har varit ett intensivt arbete med att få ihop alla delar och förankra innehållet hos medarbetarna och de fackförbund vars medlemmar som berörs. Även om vi behövt jobba på snabbare än vi planerat har vi gjort ett grundligt arbete, säger Magnus Johansson.

FAKTA OM BEMANNINGSHANDBOKEN
De yrkesgrupper som berörs av Bemanningshandboken är undersköterska, stödassistent, aktivitetsledare, vårdare och vårdbiträde inom särskilt boende, ordinärt boende samt verksamheter för personer med funktionsnedsättning.

Bemanningshandboken har samverkats med de fackförbund vars medlemmar berörs av överenskommelserna. MBL-förhandlingarna ägde rum den 14 maj 2019 med Kommunal och 22 maj med övriga fackförbund.

Parallellt med att Bemanningshandboken arbetats fram har vård- och omsorgskontoret träffat ett kollektivavtal med Kommunal som gäller från den 15 maj. Avtalet innehåller överenskommelser kring resurspass och nattjänstgöring. Överenskommelserna i avtalet har vävts in i Bemanningshandboken, som innehåller många fler delar än vad som ingår i kollektivavtalet.