Fakturor
Hur gör jag för att skicka e-faktura till Norrköpings kommun?
Från 1 april 2019 gäller en ny lag som innebär att den som skickar fakturor till Norrköpings kommun och de kommunägda bolagen samt Kommunalförbundet Räddningstjänsten i Östra Götaland ska skicka den elektroniskt. Lagen innebär även att fakturan, där inget annat har avtalats, ska vara enligt den europeiska standarden PEPPOL Bis Billing 3. Denna information gäller för Norrköpings kommun, Räddningstjänsten i Östra Götaland samt de kommunägda bolagen (exklusive Hyresbostäder AB och Norrköpings Hamn AB som kommer att informera separat).
Leverantörer som förmedlar e-faktura
För att få hjälp att skicka en e-faktura till oss kan du ta kontakt med en VAN-leverantör (Value Added Network). De kan hjälpa dig att förmedla affärstransaktioner såsom e-faktura.
Norrköpings kommun använder flera av de största aktörerna i Sverige som partners för att ta emot leverantörsfakturor. Dessa är:
- CGI
- Inexchange
- Pagero
- Tieto
De kan hjälpa dig som leverantör till oss att skicka fakturor i rätt format. Om ni använder någon annan VAN-leverantör så är det vanligen inga problem då de flesta aktörer har samtrafikavtal med våra VAN-leverantörer. För er som är avtalsleverantörer och som i era avtal får skicka svefaktura 1.0 och EDI fulltextfaktura kan göra detta så länge nuvarande avtal gäller.
Fakturaportal
För dig som är en mindre leverantör och som saknar möjlighet att skicka e-faktura via en VAN-leverantör har vi en så kallad fakturaportal. Fakturaportalen är en websida där du som leverantör loggar in och registrerar fakturauppgifterna så kommer fakturan fram i rätt format till kommunen eller till något av de kommunala bolagen.
Du skapar enkelt ett eget konto via nedanstående länk och kan därefter skicka e-fakturor till kommunen och de kommunala bolagen.
Mer information om hur du skickar e-faktura via fakturaportalen hos Inexchange hittar du här.
Tänk även på att fakturasreferens alltid måste anges i fakturan är en sexsiffrig kod (012345 exempel på sexsiffrig referenskod).
När gäller kravet på e-faktura
Kravet på e-faktura gäller endast inköp av varor och tjänster som sker enligt lag om offentlig upphandling, eller någon annan av upphandlingslagarna. Det innebär att exempelvis hyra avseende fast egendom inte omfattas av kravet på e-faktura. Kravet gäller inte heller då e-faktura skulle innebära en risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet eller fakturaflöden sker enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem.
Frågor och svar - Obligatorisk krav på e-faktura
Fakturor till kommunen
För att kommunen ska kunna betala inkomna fakturor är det viktigt att det tydligt framgår att det är Norrköpings kommun som är fakturamottagare, vad som har levererats och vem inom kommunen som har gjort beställningen.
För att fakturan ska nå rätt mottagare inom kommunen är det viktigt att det finns ett särskilt referensnummer på fakturan. Referensnumret består av sex siffror och ska uppges av kommunens beställare. Om beställaren inte anger något referensnummer ber vi dig som leverantör att efterfråga den. Att uppgiften finns underlättar vår hantering, men ger också dig som leverantör en ökad säkerhet att beställaren är en person som är anställd i kommunen. Referensnumret ska anges under fältet "Er referens:" på fakturan.
På samtliga fakturor som ställs ut till kommunen ska fakturaadressen följa nedanstående struktur:
Norrköpings kommun
Fakturaskanningen
601 69 Norrköping
Er referens: 012345 (exempel på sexsiffrig referenskod)
Leveransadress ska anges på fakturan med den adress dit varan eller tjänsten levererats.
Norrköpings kommun tillämpar 30 dagars betaltid, såvida inte särskild annan överenskommelse har träffats.
För att underlätta fakturahanteringen ser vi gärna att vi får fakturorna helt elektroniskt, istället för i pappersform. Vi tar emot fakturor i Svefaktura-format i samarbete med företagen InExchange, Pagero och Tieto.
Fakturor från kommunen
Norrköpings kommun använder bankgiro som inbetalningssätt. På fakturor från oss finns det angivet vilket bankgiro och OCR-nummer som ska anges vid inbetalningen. Olika bankgiron används för olika typer av fakturor. Om du betalar med eget inbetalningskort eller via internetbank är det därför viktigt att du anger rätt bankgiro och OCR-nummer.
Om du som privatperson sköter dina bankärenden på internet kan du få e-faktura från Norrköpings kommun. Det innebär att du får fakturan presenterad i din internetbank, istället för att få en pappersfaktura med inbetalningskort skickad till dig. Med e-faktura slipper du knappa in bankgironummer, OCR-nummer, datum och belopp. Anmälan till e-faktura gör du i din internetbank.
Ett annat sätt att betala dina fakturor är via autogiro. Du får då din pappersfaktura hemskickad och beloppet dras från ditt konto på fakturans förfallodatum. Det enda du behöver göra är att se till att det finns tillräckligt mycket pengar på ditt konto för att kunna betala fakturan. Du anmäler medgivande till autogiro via din internetbank.
Om du inte betalar din faktura i tid skickas en betalningspåminnelse ut på papper. Detta gäller även om du har anmält dig till att få e-faktura. Påminnelsen skickas ut sju dagar efter fakturans förfallodatum. För barn- och äldreomsorg skickas påminnelsen ut tio dagar efter fakturans förfallodatum. Om fakturan inte betalas trots påminnelsen skickas ärendet vidare till kommunens inkassoenhet.
I vissa fall kan du beviljas anstånd med betalning av din faktura. För att få besked om detta är möjligt hör du av dig till den kontaktperson som finns angiven på fakturan, för en diskussion om förutsättningarna.